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Quando si invia un invito per un evento, è fondamentale considerare il rapporto tra l’invitante e l’invitato. A seconda della posizione gerarchica dell’invitato, è possibile scegliere tra una lettera formale o un cartoncino d’invito. Se l’invito è rivolto a una personalità di alto rango, è consigliabile inviare una lettera sottoscritta dall’invitante. In alcuni casi, potrebbe essere necessario organizzare una visita preliminare per illustrare l’evento e concordare una data con la personalità di rango superiore. L’invito a una figura di altissimo livello dovrebbe essere trasmesso attraverso i canali gerarchici appropriati. Ad esempio, l’invito al Presidente della Repubblica può essere consegnato al prefetto della provincia, in modo che gli intermediari possano fornire indicazioni aggiuntive e evitare sovrapposizioni con altre manifestazioni importanti. È importante sottolineare che un invito a un Capo di Stato dovrebbe essere preceduto da una lettera al vertice burocratico competente per sondarne la disponibilità, al fine di evitare risposte negative in forma ufficiale. Nel caso in cui non sia appropriato inviare una lettera, è possibile optare per il tradizionale cartoncino di invito.
Il cartoncino d’invito può essere nominativo, con il nome dell’invitato, o impersonale, come ad esempio “La Signoria Vostra è invitata”. Tuttavia, per inviti di riguardo, è preferibile utilizzare un invito nominativo.
La formula del cartoncino d’invito dovrebbe includere i seguenti elementi:
- La carica e il nome dell’invitante, ad esempio “Il Sindaco di Venezia, Mario Doge”.
- L’espressione della volontà dell’invitante, come “ha il piacere di invitare” o “l’onore di invitare”, a seconda del rango della persona invitata.
- Il nome e cognome dell’invitato, seguito dal titolo onorifico, la qualifica o il titolo accademico appropriati.
- La specifica dell’evento, come “alla cerimonia”, “al pranzo” o “alla conferenza”.
- Il luogo dell’evento.
- La data e l’orario di inizio dell’evento.
Ricorda che gli inviti a cerimonie sono rivolti alla carica, mentre gli inviti a incontri conviviali sono rivolti alla persona. Segui queste linee guida per assicurarti che i tuoi inviti siano appropriati e rispettino le formalità richieste.