Eventi inclusivi per tutti: come fare

Organizzare un evento non significa solo curare gli allestimenti e i contenuti, ma anche l’esperienza dei partecipanti: è fondamentale, quindi, adottare i principi dell’inclusività. Non bisogna solo soddisfare le esigenze del cliente, ma assicurarsi anche che l’esperienza sia coinvolgente e che nessuno si senta escluso. Ecco qualche spunto.

• Attenzione alla parità. Sia nella selezione dei relatori, sia nella stesura del mailing invitati bisogna cercare di mantenere un certo equilibrio tra uomini e donne, non tanto per una questione di forma quanto per garanzia di un’equa rappresentanza per tutti.
• Rispetto per il ruolo, anche concluso. Quando si invitano le autorità non bisogna dimenticarsi di coloro che hanno concluso il loro mandato o sono collocati a riposo. Invitarli è un gesto di cortesia e gratitudine nei confronti del loro contributo passato. Per garantire un trattamento equo, è consigliabile stabilire una regola generale interna: ad esempio, si può decidere di invitare coloro che sono cessati dal servizio nell’ultimo biennio o individuare un criterio specifico per i parlamentari non più rieletti nella legislatura in corso. 
• Accessibilità per tutte le esigenze. Inserire nel modulo di iscrizione all’evento la possibilità di indicare un’eventuale ridotta mobilità aiuta a soddisfare tutte le esigenze; ad esempio durante l’allestimento della sala si saprà che bisogna collocare vicino all’ingresso le sedie di chi ha questa necessità o lasciare lo spazio libero per la sedia a rotelle. Qualora l’evento preveda un coffee break o un servizio di catering, bisogna prevedere opzioni per tutte le esigenze di intolleranze o scelte alimentari per garantire che l’esperienza sia piacevole e inclusiva per tutti.

Accorgimenti come questi contribuiscono a creare un ambiente accogliente in cui tutti gli invitati si sentono valorizzati e parte integrante dell’evento. La priorità  degli organizzatori è, infatti, offrire un’esperienza straordinaria a tutti gli ospiti, in un ambiente in cui ognuno si senta apprezzato e coinvolto nell’evento.